Hallinto-, johto- ja valvontaelinten rooli (GOV-1, G1 GOV-1)
Hallitus ja tarkastusvaliokunta
Konsernin hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallituksen jäsenet valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa. Konserninhallituksessa on 31.12.2024 päättyneen tilikauden aikana ollut kuusi jäsentä. Hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuutta vuosittain. Hallituksen jäsenistä 83,33 % on riippumattomia. Jäsenistä vain Raimo Jyväsjärvi on ‘’ei-riippumaton’’ yhtiöstä, johtuen aiemmasta toimestaan yhtiön neuvonantajana.
Hallituksen jäsenistä miehiä on 83,33 % ja naisia 16,67 %. Hallituksen sukupuolijakauma on naisten ja miesten keskimääräisenä suhteena 1/5: naisia on 1 ja miehiä 5. Hallituksen itsearviointikeskusteluissa on tultu siihen tulokseen, että hallituksen jäsenet ovat erikoisosaamiseltaan, taustoiltaan sekä ikä- ja sukupuolijakaumaltaan siinä määrin erilaisia, että hallitus on kokonaisuutena pystynyt tämän ansiosta tehokkaasti tukemaan Bittiumin liiketoimintaa ja sen kehittämistä. Hallituksen monimuotoisuutta tukevat kokemus kansainvälisestä toimintaympäristöstä ja eri kulttuureista sekä ikä- ja sukupuolijakauman huomioiminen. Bittiumin tavoitteena on, että molemmat sukupuolet ovat edustettuna hallituksessa.
Yhtiön hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus on hyväksynyt konsernissa sovellettavat periaatteet sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja sisäisestä tarkastuksesta.
Bittiumin hallitus nimittää tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan sekä sen jäsenet. Vähintään yhdellä valiokunnan jäsenellä on oltava asiantuntemusta laskentatoimesta tai tilintarkastuksesta.
Valiokunnan jäsenet ovat riippumattomia sekä yhtiöstä että yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista ja heillä on pitkäaikainen kokemus yritystoiminnan johtamisesta. Valiokunnan jäsenten lisäksi valiokunnan kokouksiin osallistuvat säännöllisesti yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja valiokunnan sihteerinä toimiva lakiasiainjohtaja sekä valinnaisesti yhtiön tilintarkastajat. Vuonna 2024 tarkastusvaliokunnan painopistealueita ovat olleet lähiajan muutokset vastuullisuusraportoinnissa, kassavirran ennusteprosessi ja käyttöpääoman kehitys. Johtoelinten tehtävänmäärityksessä tai hallituksen toimeksiannoissa ei ole määritelty miten kunkin elimen vastuu vaikutuksista, riskeistä ja mahdollisuuksista on otettu huomioon.
Hallitus ja tarkastusvaliokunta hyväksyvät ja arvioivat kestävyyteen liittyvät aiheet, sitoumukset ja tavoitteet vuosittain. Vuonna 2024 tarkastusvaliokunnan yksi painopistealueista on ollut lähiajan muutokset vastuullisuusraportoinnissa. Tarkastusvaliokunta seuraa strategian toteutumista ja vastuullisuusvaatimusten täyttämistä sekä tekee hallitukselle ehdotuksia hyväksyttäväksi. Johtoelinten tehtävänmäärityksessä tai hallituksen toimeksiannoissa ei ole määritelty miten kunkin elimen vastuu vaikutuksista, riskeistä ja mahdollisuuksista on otettu huomioon.
Hallituksen kokouksiin osallistuvat toimitusjohtaja, talousjohtaja ja lakiasiainjohtaja ja muu yhtiön johto osallistuu tarvittaessa tai hallituksen kutsusta.
Bittiumin hallituksen ja tarkastusvaliokunnan jäsenet eivät ole työsuhteisia työntekijöitä.
Toimitusjohtaja ja johtoryhmä
Toimitusjohtaja johtaa operatiivista hallintoa osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen sekä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti vastaten hallituksen kokousten valmistelusta, hallituksen päätösten täytäntöönpanosta, kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta hoidosta. Toimitusjohtaja vastaa strategian, pitkän aikavälin suunnitelmien, investointien, yritysjärjestelyjen ja -kauppojen ja rahoituksen valmistelusta ja näistä päättämisestä siltä osin kuin päätösvalta ei kuulu hallitukselle. Toimitusjohtajan tukena toimii johtoryhmä.
Bittiumin johtoryhmä on vastuussa vastuullisuuteen liittyvien periaatteiden, sitoumuksien, ja tavoitteiden hyväksynnästä sekä arvioinnista. Johtoryhmä vastaa suunnitelmien ja tavoitteiden jalkauttamisesta sekä vastuullisuusaiheiden ja yritysvastuun sisällyttämisestä yhtiön strategiaan. Johtoryhmä vastaa sitoumusten ja tavoitteiden toteutumisesta ja seuraa niitä kuukausittain. Johtoryhmä saa säännöllistä koulutusta vastuullisuuteen liittyen esimerkiksi korruption ja lahjonnan vastaisen toiminnan osalta. Johtoryhmä on saanut koulutusta liittyen CSRD-direktiiviin ja ESRS-standardeihin.
Toimitusjohtajaa lukuun ottamatta johtoryhmän jäsenet ovat työsuhteisia työntekijöitä. Lisätietoa johtoryhmän jäsenten määrästä ja sukupuolijakaumasta on esitetty osion S1-9 alla.
Vastuullisuustyöryhmä
Bittiumilla on erillinen vastuullisuustyöryhmä, joka kehittää, seuraa ja arvioi vastuullisuuden avainmittareita ja asetettujen tavoitteiden toteutumista. Työryhmän tehtäviin kuuluu vastuullisuusriskien hallintaan ja kartoittamiseen sekä konsernin vastuullisuuden raportointiin osallistuminen. Vastuullisuustyöryhmän työtä johtaa konsernin viestintä- ja vastuullisuusjohtaja. Ryhmä koostuu kuudesta (6) jäsenestä, jotka ovat toimitusjohtaja, viestintä- ja vastuullisuusjohtaja, lakiasiainjohtaja, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja sekä laatu- ja tutkimusjohtaja. Vastuullisuustyöryhmän työtä johtaa konsernin vastuullisuus- ja viestintäjohtaja. Vastuullisuustyöryhmä kokoontuu säännöllisesti
Kestävyysseikkoihin liittyvä osaaminen
Hallituksen ja johtoryhmän asiantuntemus hyvään hallintotapaan ja kestävyyteen liittyen koostuu pääosin aikaisemmasta työkokemuksesta eri yhtiöissä sekä koulutuksista. Osalla hallituksen jäsenistä on esimerkiksi liiketoimintajohtamiseen, arvoketjujen hallintaan, talouden johtamiseen ja hallituksen jäsenenä toimimiseen liittyviä koulutuksia, jotka edistävät hyvää hallintotapaa. Hallituksen ja johtoryhmän jäsenet ovat saaneet osaamista myös yrityksen sisäisistä korruption ja lahjonnan vastaisista koulutuksista sekä hallitusammattilaisille järjestetyistä ESRS-standardeihin ja CSRD-direktiiviin liittyvistä seminaareista.
Hallitus ja tarkastusvaliokunta ovat säännöllisissä ESG-katsauksissa keskustelleet toimitusjohtajan ja viestintä- ja vastuullisuusjohtajan kanssa riittävän osaamisen varmistamisesta yhtiölle olennaisten kestävyysseikkojen osalta ja vahvistaneet osaamista niiltä osin, kun on ollut tarpeellista, esimerkiksi ilmastonmuutoksen sopeutumisen osalta.
Yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimille toimitettavat tiedot ja niiden käsittelemät kestävyysseikat (GOV-2)
Bittiumin hallitus hyväksyy kestävyysraportoinnin vuosittain. Bittiumin johtoryhmä käsittelee vastuullisuuteen liittyviä asioita, seuraa vastuullisuuden tuloksellisuutta ja asettaa vastuullisuustavoitteita puolivuosittaisessa johdon katselmoinnissa. Johtoryhmä vastaa myös vastuullisuussuunnitelmien ja toimenpiteiden jalkauttamisesta päivittäiseen liiketoimintaan.
Bittium Oyj:n hallituksen tarkastusvaliokunta käsittelee vastuullisuusasioita säännöllisesti ja tarvittaessa. Tarkastusvaliokunta valvoo konsernin kestävyysraportointiprosessia ja raportointia. Valiokunta seuraa konsernin kestävyysraportointia ja sen varmentamista. Bittium Oyj:n hallitus käsittelee vastuullisuusasioita perustuen johtoryhmän esityksiin ja hyväksyy vuosittain konsernin vastuullisuusraportin.
Bittium on raportoinut vuonna 2024 hallinto-, johto- ja valvontaelimille kestävyysraportoinnin mukaisista olennaisista vaikutuksista, riskeistä ja mahdollisuuksista kaksinkertaisen olennaisuusarvion yhteydessä. Bittium on vuonna 2024 kuvannut due diligence -prosessin OECD:n mukaisesti ja sen käsittelemiseen tarkoitettujen toimintaperiaatteiden, toimien, mittareiden ja tavoitteiden luomista jatketaan vuonna 2025. Prosessin tuloksista ja tehokkuudesta Bittium tulee raportoimaan hallinto-, johto- ja valvontaelimille vuodesta 2025 lähtien. Koska tässä kestävyysraportissa kuvatulla tavalla käsitetyt vaikutukset, riskit ja mahdollisuudet ovat luotu vuoden 2024 aikana, niitä ei ole otettu huomioon vuoden 2024 aikana strategiaa, suuria liiketoimia koskevia päätöksiä sekä riskienhallintaprosessia valvottaessa. Jatkossa mainittuja asioita otetaan huomioon säännöllisesti osana normaalia johtoryhmän raportointia
Luettelo olennaisista vaikutuksista, riskeistä ja mahdollisuuksista, joita hallinto-, johto- ja valvontaelimet tai niiden asiaankuuluvat komiteat ovat käsitelleet raportointikauden aikana.
| IRO | Hallinto-, johto- ja valvontaelimissä käsitellyt asiat |
|---|---|
| E1: Omien toimitilojen siirtyminen uusiutuvaan energiaan ja energiatehokkuuden parantaminen ekologisen tuotesuunnittelun avulla, mikä alentaa tuotteiden käytönaikaisia päästöjä. | Päästölaskentaprosessin laajentaminen käsittämään ensimmäistä kertaa GHG-protokollan mukaiset scope 1–3 -päästökategoriat. |
| E1: Kasvava regulaatioiden ja sääntelyjen määrä lisää resurssoinnin tarvetta seurantaan, tulkintaan, muutosten jalkauttamiseen sekä raportointiin. | Kestävyysraportoinnin resurssien riittämisen ja riittävän osaamisen valvonta. |
| E1: Vihreää siirtymää tukevien ja energiatehokkaiden tuotteiden ja ratkaisuiden kasvava kysyntä edistää tuotteiden käytönaikaisten päästöjen pienentämistä ja alentaa asiakkaiden päästöjä. | Kestävyysraportoinnin tiedonkeruun seuranta ja kehittäminen. Siirtymäsuunnitelman luominen ja sen etenemisen seuranta. Suunnitelman seuraavien vaiheiden määrittäminen vuodelle 2025. |
| E5: Valmistuskumppaneiden sitouttaminen kiertotalouden mukaiseen tuotantoon, materiaalitehokkuuteen sekä sääntelyn noudattamiseen voi vähentää ympäristövaikutuksia ja parantaa sidosryhmien mielikuvia. | Kestävyysraportoinnin ja siirtymäsuunnitelman valmistumisen seuranta. |
| S1: Oman henkilöstön työtyytyväisyys parantaa työnantajamielikuvaa, työntekijöiden saatavuutta, pysyvyyttä, ja motivaatiota sekä vaikuttaa asiakaskokemukseen. | Henkilöstön kohdistuneiden muutosneuvottelujen ja kulttuurimuutoksen vaikutusten seuranta. |
| S4: Epäselvät tai puutteelliset tuotetiedot tai -merkinnät voivat vaikuttaa asiakkaiden ymmärrykseen tuotteiden käytöstä ja välillisesti heidän turvallisuuteen sekä heikentää asiakastyytyväisyyttä. | Asiakaspalautteen läpikäyminen ja toimenpiteiden hyväksyntä. |
| S4: Kielteiset vaikutukset asiakastyytyväisyyteen, asiakkaiden ja sidosryhmien mielikuviin sekä sen myötä suoria taloudellisia vaikutuksia, mikäli koettu laatu ei vastaa asiakkaiden vaatimuksia. | Asiakaspalautteiden pohjalta suunniteltujen toimenpiteiden hyväksyntä. |
| S4: Merkittävä maineriski, mikäli havaittaisiin puutteita joko oman toiminnan tai tuotteiden tietoturvassa. Lisäksi puutteet voivat johtaa juridisiin seuraamuksiin tai asiakassuhteiden päättymiseen. | Asiakaspalautteiden pohjalta suunniteltujen toimenpiteiden hyväksyntä. |
| S4: Tietoturvauhkien lisääntyminen sekä kiristyvä turvallisuusilmapiiri kasvattavat tietoturvallisten tuotteiden kysyntää ja tekevät tietoturvan ja -suojan huomioimisesta tuotekehittelyssä Bittiumille keskeisen mahdollisuuden kaikissa liiketoiminnoissa. | Yhtiön resilienssin arviointi ja NIS2-direktiivin vaatimusten implementointiin liittyvät aiheet. |
| G1: Hankintaketjun vastuullisuudesta huolehtiminen toimittajavaatimusten, auditointien ja materiaaliselvitysten kautta, sitouttamalla henkilöstö vastuullisen hankinnan periaatteisiin sekä huomioimalla vastuullisuus myös henkilöiden alihankinnassa. | Tuotteiden ja palveluiden laadun kehittäminen. |
| G1: Potentiaali kasvattaa liiketoimintaa lyhyelläkin aikavälillä muuttuneen geopoliittisen ilmapiirin sekä lisääntyneiden tietoturvauhkien myötä. | Asiakastarpeiden kartoitus ja ymmärtäminen sekä entistä tiiviimpi integroiminen osaksi tuotestrategioita. |
Kestävyyteen liittyvän suorituskyvyn sisällyttäminen kannustinjärjestelmiin (GOV-3)
Bittiumin palkitsemispolitiikan periaatteet ohjaavat konsernin kannustinrakennetta ja ansaintakriteerejä. Bittiumin palkitseminen on suunniteltu yhdenmukaistamaan työntekijöiden ja osakkeenomistajien intressejä sekä tukemaan konserninsuoritukseen perustuvaa palkitsemista. Bittiumin kannustinohjelmien tarkoitus on toteuttaa konsernin strategiaa ja kehittää pitkän aikavälin kestävää kasvua, linjassa omistaja-arvon lisääntymisen kanssa.
Bittiumin palkitsemispolitiikka ei sisällä hallinto-, johto- ja valvontaelinten jäsenille tarkoitettuja kestävyysseikkoihin liittyviä kannustin- ja palkitsemisjärjestelmiä. Ilmastoon liittyviä näkökohtia ei huomioida Bittiumin hallinto-, johto- tai valvontaelinten palkitsemisessa
Selvitys kestävyyttä koskevasta due diligence -prosessista (GOV-4)
Katsaus Bittiumin kestävyysraportissa annetuista due diligence -prosessia koskevasta tiedosta:
| Due diligence -prosessin keskeiset osatekijät | Due diligence -prosessin keskeiset osatekijät |
|---|---|
| Due diligence -prosessin sisällyttäminen hallintoon, strategiaan & liiketoimintamalliin | ESRS2 GOV-2, ESRS2 SBM-3 |
| Vuorovaikutus vaikutusten kohteena olevien sidosryhmien kanssa kaikissa due diligence -prosessin keskeisissä vaiheissa | ESRS2 GOV-2, ESRS2 SBM-2, ESRS2 IRO-1, ESRS2 MDR-P (aihekohtainen ESRS: sidosryhmävuorovaikutuksen vaiheiden ja tarkoitusten huomiointi due diligence -prosessissa |
| Haitallisten vaikutusten tunnistaminen ja arviointi | ESRS2 IRO-1, ESRS SBM-3 |
| Toimien toteuttaminen kyseisten haitallisten vaikutusten torjumiseksi | ESRS2 MDR-A (aihekohtainen ESRS: erilaiset toimet, mukaan lukien siirtymäsuunnitelmat, joiden avulla vaikutuksia käsitellään) |
| Kyseisten toimien tuloksellisuuden seuranta ja viestintä | ESRS MRD-M, ESRS MDR-T ja (mittareita ja tavoitteita koskeva aihekohtainen ESRS) |
Riskienhallinta ja sisäinen valvonta kestävyysraportoinnin osalta (GOV-5)
Riskienhallinnan päämääränä on turvata yhtiön tuloskehitys ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus toteuttamalla riskienhallintaa kustannustehokkaasti ja systemaattisesti eri liiketoimintasegmenteissä sekä tukitoiminnoissa. Riskienhallinta on osa Bittiumin strategista ja operatiivista suunnittelua, päivittäistä päätöksentekoprosessia ja sisäistä valvontajärjestelmää. Riskienhallinnassa kytketään liiketoiminnan tavoitteet, riskit ja riskienhallinnalliset toimenpiteet yhdeksi kokonaisketjuksi.
Yhtiö noudattaa yhtiön hallituksen hyväksymää politiikkaa riskien hallitsemiseksi. Riskienhallinta kattaa kaiken sen toiminnan, joka liittyy tavoitteiden asettamiseen, riskien tunnistamiseen, mittaamiseen, arvioimiseen, käsittelyyn, raportointiin, seurantaan, valvontaan ja riskeihin reagoimiseen.
Riskit arvioidaan vakavuuden ja todennäköisyyden asteikolla, jonka perusteella lasketaan riskitaso. Riskien arvioinnin viitekehyksessä vakavuutta on painotettu enemmän kuin todennäköisyyttä. Lisäksi riskeille määritellään ajallinen ulottuvuus ja arvioidaan riskin taloudellinen vaikutus.
Vuonna 2024 Bittium kehitti riskienhallintaprosessiaan. Riskienhallinnan arviointiin lisättiin ympäristöön, ihmisoikeuksiin ja hyvään hallintotapaan liittyvien mahdollisten riskien tunnistamisen kriteerit. Bittiumin vastuullisuustyöryhmä kehittää, seuraa ja arvioi vastuullisuuden avainmittareita ja asetettujen tavoitteiden toteutumista. Työryhmän vastuulle kuuluu myös osaltaan konsernin vastuullisuusriskien hallintaan ja luotaamiseen sekä konsernin vastuullisuuden raportointiin liittyviä tehtäviä.
Bittiumin tunnistamat kestävyyteen liittyvät riskit koostuvat ympäristöriskeistä, sosiaalisista riskeistä ja hallintoriskeistä. Riskit ympäristövahinkoihin toimistotyössä ovat pienet ja olennaisimmat riskit ympäristön näkökulmasta liittyvät ilmastonmuutokseen sopeutumiseen, esimerkiksi mahdollinen tuotteiden uudelleensuunnittelutarve. Sosiaalisia riskejä ovat mm. työn kuormittavuuden aiheuttamat työssäjaksamiseen liittyvät riskit, mahdolliset ihmisoikeusrikkomukset arvoketjussa tai kuluttajiin ja loppukäyttäjiin liittyvät terveyteen ja turvallisuuteen tai yksityisyyteen liittyvät riskit. Hyvään hallintotapaan liittyviä riskejä ovat mm. vastuullisuuden hallintaan omassa toiminnassa ja arvoketjussa liittyvät riskit sekä korruptioon ja lahjontaan liittyvä maineriski lähinnä arvoketjuun liittyen.
Kestävyysraportointiprosessissa tunnistettuja riskejä olivat resurssien riittävyys, aikataulu ja vaatimuksenmukaisuuteen liittyvä riittävä osaaminen. Varmistaakseen laadukkaan tiedon saatavuuden tiukassa aikataulussa yhtiö kehitti systemaattisen prosessin ja valvoi säännöllisesti sen toteutumista. Lisäksi yhtiö päätti käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita osaamisen vahvistamiseksi ja resurssipaineen helpottamiseksi. Riskeistä raportoitiin säännöllisesti tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle.
Vastuullisen toiminnan, hyvän hallintotavan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteet ja vaatimukset on keskeisiltä osiltaan määritelty hallituksen erikseen hyväksymissä toimintaperiaatteissa ja sisäisen valvonnan viitekehyksessä, johon lukeutuvat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet, ohjeistukset ja periaatteet.
Compliance-prosesseja on jokaisella organisaatiotasolla, jotta voidaan varmistaa, että soveltuvia lakeja, säännöksiä, sisäisiä ohjeistuksia, eettisiä arvoja ja vastuullista toimintatapaa noudatetaan. Johto ja liiketoiminnot ovat vastuussa oman alueensa lainsäädännön ja muun sääntelyn kehittymisen seurannasta ja muutosten viestinnästä organisaatiolle. Konsernin lakiasiainjohtaja koordinoi compliance-prosessien asianmukaisuutta ja noudattamista.